微软通过其私有的文档格式（如 DOCX、XLSX）将用户与自家软件深度捆绑，形成所谓的“用户锁定”。尽管这些格式被认证为国际标准，但其实现方式的复杂性使得只有微软自家的 Office 软件能够完美兼容，导致其他软件打开时会出现格式错乱。这种依赖性不仅给个人用户带来不便，更对机构和政府构成风险，因为它将机构的数字记忆和档案的控制权交给了单一的商业公司。实现真正的数字主权，需要转向使用开放标准（如 ODF）、开源字体和相应的机构政策。
依赖性的架构
私有格式通过一种看似简单却极其有效的机制来制造依赖：它们让文档中包含的数据与创建它的软件密不可分。这并非物理定律，而是一种设计选择。
- 开放格式：其规范是公开、免费且任何软件都可以无限制地实现的。它能确保任何兼容的应用程序都可以忠实地读取、写入和再现信息。
- 私有格式：可能包含未公开的功能、私有扩展或只有原始软件才能正确实现的行为。
这种差异的实际后果是，当用户尝试用其他程序打开微软 Office 文档时，常常会遇到问题：格式变得混乱、项目符号移位、表格比例失调、标题外观改变。
这就是“锁定”：它不是一把锁，不是技术禁令，也不是合同限制，而是一种无声且持续的摩擦力。这种摩擦力让任何在微软生态系统之外的工作都显得有点不对劲、有点不可靠、有点不专业——并确保最简单的路径就是回到那些能生成预期外观文档的工具中去。
一个并非标准的“标准”
微软的格式（OOXML）虽已提交给国际标准化组织并获得批准，但这被反复用来论证“锁定”的担忧被夸大了。现实要复杂得多。
OOXML 的标准化过程是 ISO 历史上最具争议的过程之一。它产生了一份长达数千页、极其复杂的规范，该规范描述的并非一个为互操作性设计的格式，而是微软 Office 的现有行为，包括遗留行为、未公开的功能以及微软源代码特有的实现细节。
结果是，没有任何其他软件能够完全实现这个格式，但为了用户（他们需要与微软用户交换文档），又必须尽力去支持它。
- OOXML Transitional (过渡版)：这是微软 Office 默认使用的版本，包含了大量有问题的遗留元素，只有微软自己的软件能正确实现。
- OOXML Strict (严格版)：这是一个更清晰的变体，剔除了大部分问题元素，其他软件可以更好地支持。然而，微软一直将此版本置于选项的末尾，以阻止其被使用，现在甚至在某些版本中已经消失了。
一个只有一个实现能够完全支持的标准，从功能上讲，就是一个带有标准化证书的私有格式。
从个人不便到机构风险
对文档格式的依赖是“锁定”的主要机制，但其影响远不止个人层面。
- 对个人用户来说，布局改变只是一个不便。
- 对律师事务所而言，可能意味着提交给法庭的合同与客户文件中的版本不符。
- 对医院来说，可能意味着临床表格打印错误。
- 对政府部门而言，可能意味着文档因所用软件不同而显示不同，造成一种无声且无意的信息获取不平等。
在公共管理层面，这种依赖性具有更深远的意义。一个将官方文件以一家私营公司控制的格式存档的政府，严格来说，已将其机构记忆的保管权委托给了那家公司。今天，文件可读是因为微软继续支持该格式，但二十年后是否还能读取，将取决于该公司的商业决策，而这些决策与公共利益无关。
真正的主权需要什么
一份真正独立的文件——无论在任何系统、任何国家、任何用户、使用任何软件都能同样显示——需要在其创建的每个阶段做出明智的选择。
- 格式层面：需要一个开放标准，如开放文档格式（ODF）。其规范是公开的，可自由实现，并由一个独立于任何单一供应商的机构管理。
- 字体层面：需要开源字体。其设计在允许任何软件实现和任何用户免费安装的许可下发布。
- 工作流层面：需要机构政策将开放格式和开源字体指定为所有官方文件的默认设置——这并非审美偏好，而是一项治理要求。
- 归档层面：需要致力于使用专为长期保存而设计的格式，如用于永久存档文档的 PDF/A，其规范是公开的，可读性不依赖于单一供应商的商业决策。
文件从来都不是无辜的
一份文件是一个被看见的论点，也总是一系列被隐藏起来的依赖关系。当一个机构用私有字体、嵌入在私有格式中、由私有软件制作的文件发送信息时，它不仅在传递信息，更是在延续一种依赖。
这份文件，看似一张无辜的纸，实际上早已不是纸了——而是一个由软件解释的可执行文件。因此，它不再是无辜的，而在许多情况下，是“锁定”的阴险工具。
数字主权始于认识到这是一个选择：文件格式是选择，页面上的字体是选择，软件也是选择。而选择，与事实不同，是可以改变的。